Letterlijk vertaald betekent workflow ‘werkstroom’.  Een workflow is een proces waarbij taken en activiteiten worden geautomatiseerd, zodat deze sneller, efficiënter en kwalitatiever kunnen worden uitgevoerd.  Dit kunnen bijvoorbeeld automatische e-mails, en automatische taken of meldingen zijn. Workflows kunnen ook helpen om de communicatie tussen verschillende personen en afdelingen te verbeteren en de doorlooptijden te verkorten.

Een voorbeeld van een workflow voor recruitment kan er als volgt uitzien:

1. Vacature publiceren: De workflow begint met het automatisch publiceren van een vacature op de werken-bij site van je bedrijf en bijvoorbeeld op verschillende vacaturesites.
2. Sollicitatie: Als een kandidaat solliciteert, komen de sollicitaties automatisch binnen in een De kandidaten ontvangen na hun sollicitatie een automatische e-mail ter bevestiging van de sollicitatie.
3. Sollicitatiebeoordeling: De recruiter beoordeelt de sollicitatie en selecteert de kandidaten die in aanmerking komen voor een sollicitatiegesprek.
4. Uitnodigingen sturen: Het ATS stuurt automatisch uitnodigingen voor sollicitatiegesprekken naar de geselecteerde kandidaten, met de opties om een geschikt tijdstip te kiezen.
5. Sollicitatiegesprekken voeren: Na het plannen van de gesprekken worden deze automatisch toegevoegd aan de agenda’s van de personen die bij het gesprek aanwezig zijn. Er kan ook een online sollicitatiegesprek worden ingepland, dat ook automatisch kan worden toegevoegd aan de agenda’s.
6. Kandidaten evalueren: Na afloop van het sollicitatiegesprek, kan de recruiter de kandidaten evalueren en eventuele opmerkingen en beoordelingen toevoegen in het ATS.
7. Aanbieding doen: Als er een geschikte kandidaat is gevonden, kan de recruiter een aanbieding doen. Het ATS genereert automatisch een aanbiedingsbrief met de relevante informatie, zoals salaris, startdatum en functiebeschrijving.
8. Onboarding: Na de acceptatie van het aanbod kan de nieuwe medewerker worden toegevoegd aan het ATS en kan er automatisch een onboarding-proces worden gestart. Hierbij kan gedacht worden aan het aanmaken van accounts, toegang tot documenten, en het verzenden van informatie over de eerste werkdag.
9. Afronding: De workflow wordt afgerond met het archiveren van de sollicitatiegegevens van de kandidaten die niet zijn aangenomen en met het voltooien van het administratieve proces rondom de aanname van de nieuwe medewerker.
10. Kandidaten die niet zijn aangenomen bij het bedrijf, kunnen in nieuwe workflows terecht komen voor recruitment marketing automation. Op deze manier kan candidate nurturing worden toegepast, zodat zij bij een gepaste vacature opnieuw benaderd kunnen worden om bij je bedrijf te komen werken.

Een automatische workflow voor recruitment kan de recruitmentprocessen dus efficiënter en effectiever maken en de kans op fouten verkleinen. Zo wordt het werk en de taken van een recruiter leuker en relevanter, omdat zij meer tijd over houden om echt met de kandidaten bezig te zijn en ze zich minder bezig hoeven te houden met continu dezelfde taken uit te voeren.