Om dit project in goede banen te leiden is er een projectteam aangesteld, bestaande uit een projectmanager en een aantal eindgebruikers. Onze projectmanager was o.a. verantwoordelijk voor het bewaken van de planning, het managen van stakeholders en het scheppen van heldere verwachtingen. Ter ondersteuning haakte er een ATS specialist aan, die de technische kant behapbaar kon maken naar de rest van het team.

Om te beginnen zijn we gestart met het selecteren van het juiste ATS. Door de behoeftes op te halen konden we helder beeld scheppen van de benodigde functionaliteiten en zo een aantal demo’s inplannen. Na uitvoerig onderzoek en verschillende demo’s is de keuze gevallen voor MySolution.

Vervolgens werden alle workflows en processen in kaart gebracht en uitgewerkt, oftewel de technische implementatie van het ATS. Tegelijkertijd werd er gewerkt aan de culturele implementatie van het ATS in de organisatie. Een ATS dat niet goed gebruikt en omarmd wordt werkt tenslotte niet optimaal.

Om deze culturele implementatie te waarborgen werden er wekelijkse meetings ingepland met het interne projectteam en consultants van MySolution. Ook werden er trainingen gevolgd, tutorial video’s gecreëerd en uitgebreide instructies gegeven, zodat de recruitment specialisten bij livegang precies wisten wat ze te wachten stond en direct aan de slag konden.

Als laatste stap van de implementatie werd er een externe partner ingezet, welke de volledige datamigratie op zich heeft genomen.